Cada trimestre le pagas al Estado más de lo que deberías. No porque quieras, sino porque no sabes qué gastos son deducibles. Y en un año se van cientos, a veces miles de euros que eran tuyos. Veamos guía práctica de gastos deducibles para autónomos, sin lenguaje raro.
Qué significa «deducible»
Un gasto es deducible cuando puedes restarlo de tus ingresos antes de calcular impuestos. Si facturas 40.000€ y tienes 12.000€ de gastos deducibles, tributas por 28.000€, no por 40.000€. Cada gasto bien deducido baja tu factura fiscal. Tres reglas para que Hacienda te lo acepte: vinculado a tu actividad, justificado con factura (no ticket) a tu nombre y NIF, y contabilizado en tus libros.
Los gastos siempre deducibles
- Cuota de autónomos completa (íntegra al gasto).
- Alquiler de local u oficina profesional, con IVA deducible.
- Suministros del local: luz, agua, internet, teléfono profesional.
- Material de oficina: ordenador, impresora, papelería.
- Software y suscripciones profesionales: CRM, Adobe, Zoom, Microsoft 365, herramientas de facturación.
- Formación relacionada con tu actividad (cursos, libros, conferencias).
- Servicios profesionales: gestoría, abogado, diseñador, agencia.
Trabajas desde casa · Deducciones que muchos ignoran
Si trabajas desde casa y lo has notificado en Hacienda (modelo 036/037 marcando m2 afectos), deduces:
- Parte proporcional de la hipoteca/alquiler según los m² afectos.
- Suministros: 30% del porcentaje afecto. Si dedicas 20 m² de 100 m², eso es un 20% de la casa; deduces el 30% de ese 20% = 6% de tus facturas de luz, agua, gas e internet.
- Ibi y comunidad proporcional a m² afectos.
Coche · La zona gris
El coche particular de un autónomo no es deducible en IRPF salvo actividades muy concretas (comerciales, transportistas, taxis, autoescuelas, agentes). En IVA se admite el 50% por defecto salvo prueba en contrario. Si tu actividad requiere movilidad, plantéate una furgoneta rotulada o vehículo comercial: ahí sí deduces 100%.
Comidas · Con matices
Las dietas son deducibles si son en un día laborable, en municipio distinto al tuyo, con factura completa y pagas por medio electrónico (no efectivo). Tope 26,67€/día en España, 48,08€/día en el extranjero. Y muy importante: comida con clientes sí es gasto de representación deducible con límite del 1% de la facturación.
Móvil y datos · Justifica bien
Si tienes un solo móvil que usas para todo, Hacienda te dará guerra al deducir el 100%. Lo limpio: contrata una línea dedicada a tu actividad (aunque sea barata) y ese contrato lo deduces al 100%. Si tienes una tarjeta digital de contacto profesional como Iberycard, entra también como suscripción profesional deducible.
Marketing y captación · Todo deducible
- Publicidad en Meta, Google Ads, LinkedIn Ads.
- Diseño y mantenimiento web, dominio, hosting.
- Tarjeta digital profesional, herramientas de CRM y email marketing.
- Cuota de asociaciones profesionales y clubs de negocios.
La regla de oro · factura a tu nombre
Un ticket no vale. Pide siempre factura con tu nombre y NIF. Sin factura, no hay deducción. Guárdalas 4 años (plazo de inspección). Digitaliza cada semana con una app tipo Holded, Contasimple o Anfix: pierdes menos y encuentras todo.
Errores caros que te inspecciona Hacienda
- Deducir gastos personales (compra del súper, ropa no específica de trabajo).
- Comidas sin factura o pagadas en efectivo.
- Facturas a nombre de otra persona.
- Coche particular al 100%.
- No declarar la casa afecta y luego meter facturas de luz al 100%.
En resumen
Los gastos deducibles bien aprovechados te ahorran cientos o miles de euros al año. Cuota autónomos, alquiler, suministros, formación, software, servicios profesionales, marketing y —si trabajas desde casa— parte proporcional de la vivienda. Factura a tu nombre, contabilizado, vinculado a la actividad. Cada euro deducido correctamente es un euro que se queda en tu bolsillo, no en el de Hacienda.
En Co-Nectando los socios comparten gestor y trucos legales para no dejar dinero encima de la mesa. Fiscalidad bien hecha es dinero neto en tu cuenta.